Les utilisateurs avertis du logiciel Excel parlent souvent du fameux tableau croisé dynamique, aussi connu sous l’acronyme « TCD ».
Pour les néophytes, ce terme est synonyme de complexité. Un tableau qui est croisé et en plus dynamique, quel programme !
Rassurez-vous ! La fonctionnalité tableau croisé dynamique Excel du célèbre tableur de chez Microsoft est assez simple à utiliser !
Toutefois, afin d’y parvenir, il y a certaines règles à respecter et c’est ce que nous allons découvrir dans ce post !
Voici les 6 règles à respecter pour créer un tableau croisé dynamique excel.
Vous avez dit, tableaux croisés dynamiques ?
Tout d’abord, qu’est-ce qu’un tableau croisé dynamique ? C’est tout simplement un outil, qui permet de synthétiser les données d’une base, un grand tableau contenant plusieurs lignes. Autrement dit, au lieu d’opter pour des formules complexes pour obtenir une synthèse, il suffit d’avoir une base de données bien structurée. Il sera alors possible de lancer votre tableau croisé dynamique.
Quelles sont les fameuses règles à respecter ?
- L’en-tête de la base doit être sur une seule ligne
La première règle d’or de cette liste est assez simple, il faut toujours que le titre d’une colonne tienne dans une seule cellule. Ainsi, tous les titres se retrouveront dans la première ligne de la base et le générateur de tableau croisé dynamique pourra facilement les retrouver et interpréter vos données.
- Oublier les colonnes sans titre
Chacune de vos colonnes doit contenir un titre. C’est d’ailleurs valable pour toute création d’un tableau excel.
Si vous oubliez un titre dans une colonne, Excel va automatiquement attribuer un titre générique à la colonne et ce ne sera certainement pas parlant pour vous.
Il faut donc vérifier systématiquement si votre titre a bien été inséré pour chaque donnée à traiter et si ce titre est bien unique.
- Bannir toutes les lignes ou colonnes complètement vides
Il ne faut jamais avoir de ligne ou de colonne entièrement vide dans une base de données Excel.
En effet, cela va scinder votre tableau en plusieurs parties, ce qui donnera comme résultat un Tableau croisé dynamique incomplet et des calculs erronés.
Autre point très important à respecter : ne jamais avoir de cellules vides. Si vous n’avez pas de chiffres à insérer dans ces cellules, optez pour des zéros.
- Dites adieu aux cellules fusionnées
Si pour un grand nombre d’utilisateurs d’Excel, les cellules fusionnées apportent de l’esthétisme et facilite la lecture, le tableau croisé dynamique et les filtres détestent cette mise en forme. Effectivement, la fusion des cellules ne permet pas à Excel d’exploiter vos données.
Privilégiez le fond et non la forme sur les tableaux croisés dynamiques !
- Optez pour un seul type de données par colonne
Le mélange de plusieurs types de données dans une des colonnes de votre base est un cocktail redoutable que votre TCD n’appréciera guère.
Vous l’aurez compris, si vous avez une colonne qui contient des chiffres, il est important que chacune des données soit vraiment considérée comme numérique par Excel.
Idem pour les colonnes contenant des dates.
Pensez donc à vérifier vos types de données.
- Enlever les sous-totaux
Avant de générer un TCD à partir de votre base de données, prenez soin d’enlever les sous-totaux, si votre base de données Excel en contient car le tableau croisé dynamique ne pourra lire les informations qui s’y trouvent.
En conclusion :
Si votre base de données respecte ces les règles simples, vous serez assuré de la bonne utilisation de la fonctionnalité du tableau croisé dynamique sur Excel. A la clé ; du temps de gagner et de l’efficacité dans la gestion de vos données.
Vous n’avez qu’à sélectionner une des cellules de votre tableau, cliquez sur l’onglet « Insertion » et choisissez Tableau croisés recommandés. Ensuite, choisissez une des suggestions du tableur et le tour est joué.
Bonne mise en pratique sur Excel des rudiments de base pour mettre en place un tableau croisé dynamique efficace !
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