Comment bien communiquer au téléphone , avec spontanéité et aisance ? C’est une compétence phare à acquérir facilement accessible par toute personne ayant un niveau A2 dans l’échelle de référence du CECRL.
Quelles sont les tournures de phrase clés ?
Les étapes qui vont vous permettre de mieux gérer cet appel ?
Voici l’objectif de ce post.
Pour retrouver les bonnes pratiques liées à Comment se présenter et répondre au téléphone, retrouvez les conseils de base.
Voici la suite des conseils pour transférer un appel en toute sérénité en anglais. Apprenez avec ce tuto ou bien retrouvez nos formations à distance, en télétravail, à domicile, en ligne pour vous familiariser encore plus , avec l’accompagnement avec un formateur dédié !
Utilisez votre CPF, Compte personnel de formation pour vous former gratuitement à distance en anglais. Prenez contact avec nous et faisons le bilan de vos crédits de formation CPF en anglais !
Transférer un appel vers un destinataire
Vous savez sans doute que « The next step » (la prochaine étape) est de transférer l’appel vers le destinataire demandé. Qui ne sait pas transférer un appel, me diriez-vous !
- Step 1 : Dire à l’appelant que vous « Transfer the call » (transférez l’appel)
- Step 2 : Appuyez sur le bouton « Recall » de votre téléphone.
- Step 3 : « Dial » (composer) le numéro de téléphone ou l’extension de la personne à qui vous voulez transférer l’appel.
Et Hop ! On transfère ! « Easy, Right ? »
« Well, is it so easy » quand on a un anglophone au bout du fil ?
Après avoir salué et s’être présenté, « You Must » :
- « Identify the caller » -Identifier l’appelant
- « Identify the request » – Identifier la demande
- « Transfer the call » -Transférer l’appel
Pour orienter votre appelant vers le destinataire, il faut bien sûr pouvoir comprendre la demande de son interlocuteur qui « Obviously, speaks English » !
Pour se faire, il faut dans un premier temps savoir écouter.
L’écoute active est capitale pour savoir Identifier l’appelant et la demande. Cela permet également de comprendre « What’s the next step » au moment où vous demandez : « How may I help you » (Comment puis-je vous aider ?)
En savoir plus sur l'appel entrant
Avant de transférer un appel à une personne, il est impératif de savoir qui le demande.
- « May I ask who’s calling, please ? » – Puis-je savoir qui appelle ?
- « Can I tell him/her who is calling please ? » – Puis-je lui dire qui appelle ?
- « May I know who would like to speak to Mr/Mrs X » – Puis-je savoir qui souhaiterait parler à Monsieur/Madame X ? »
Caractériser la demande de votre interlocuteur anglais
En entreprise, les employés sont souvent débordés de travail et ne souhaitent pas être dérangés par tous les appels entrants.
Identifier la demande (« Identify the request ») et connaître la raison de cet appel peut vous aider à en déterminer l’urgence ou s’il est préférable de prendre un message et demander de rappeler ultérieurement.
Avant tout, confirmez à votre interlocuteur que vous êtes à son écoute par des mots tels que « Sure/Certainly /Of course » (bien sûr, certainement) suivi des questions suivantes :
- « May I ask what it’s about ? » -Puis-je demander de quoi il s’agit…
- « What is the reason of the call ? » – Quelle est la raison de votre appel ?
- « Could you tell me what this is regarding ? » – Pourriez-vous me dire de quoi il s’agit ?
- « May I ask the reason for your call ? » – Puis-je demander la raison de votre appel ?« What shall I tell him/her this is about ?» – Que dois-je lui dire à ce sujet ?
Comme vous l’avez constaté, pour poser les questions pertinentes, les « Relative pronouns » (pronoms relatifs) sont de sortie :
- « Who » – Qui
- « To whom » – À qui
- « what » -Quel/quoi
Transférer l’appel
Si la personne demandée désire prendre cet appel, vous demandez à votre interlocuteur de patienter, vous transférez l’appel et Hop, le tour est joué.
Demander de patienter
- « Please hold the line » – Veuillez rester en ligne s’il vous plaît
- « Please wait a moment » – Veuillez patienter un instant/ moment
- « Please wait a minute », « Kindly wait a minute » – Veuillez patienter une minute
Suivi des phrases suivantes pour transférer :
- « I will put you through Mr/ Mrs… » – Je vous passe M. et Mme X
- « I will transfer your call to Mr/ Mrs… » – Je vais transférer votre appel à M. / Mme X
Toutefois, si la ligne est « Busy » occupée, vous pouvez informer la personne que « Mr/Mrs X is already on another call, please try again later » ou prenez un message si nécessaire.
Comme vous pouvez le constater, ces phrases sont facilement utilisables pour vous aider à être à l’aise au téléphone avec un interlocuteur anglais.
Toutes ces astuces en anglais sont également acquises durant nos formations à distance avec votre formateur dédié. Vous prendrez plaisir à échanger, à interagir en anglais tout en développant de nouveaux réflexes dans votre vie au travail. La formation à distance est particulièrement adaptée à ce type de communication. N’hésitez pas à prendre contact avec nos équipes.
