Savoir prendre et laisser un message lors d’un appel téléphonique en anglais

Pour parfaire son expression orale, certaines compétences sont particulièrement utiles voire essentielles lors des conversations téléphoniques.

Savoir prendre et laisser un message lors d’un appel téléphonique est tout aussi important. C’est un fait, de nos jours, il faut toujours se tenir prêt, lors de chaque appel téléphonique, à devoir prendre ou laisser un message.

Nos formations en ligne à distance en anglais facilitent l’apprentissage d’une langue et permet de mettre en pratique les bons réflexes lors de situations professionnelles ou de la vie de tous les jours.Utilisez votre CPF anglais pour la mise en place de votre parcours à distance : votre cursus de formation est entièrement finançable par vos crédits CPF. Activez votre compte personnel de formation pour accélérer votre carrière. 

L’objectif de ce Tuto est de vous proposer un ensemble de formulations propres aux appels téléphoniques. Vous pourrez  ainsi non seulement  pouvoir répondre à un appel avec aisance mais aussi pouvoir comprendre et répondre aux besoins de son interlocuteur.

Prendre le message d'un interlocuteur en anglais

Vous réceptionnez l’appel et vous souhaiter le transférer ?
The « line is busy », la personne est déjà en ligne ou occupée et vous devez donc prendre un message !

« Oops » 

Nous avons appris comment prendre un appel, se présentertransférer un appel téléphonique mais prendre un message

« Oh My God ! » Vous n’avez pas encore maîtrisé cette compétence ? Pas de panique ! Voici les formules de base utilisées par ceux qui pratiquent l’anglais avec aisance ! 

 

Informer de l’indisponibilité de votre interlocuteur

Les règles de bienséance exigent que l’on s’excuse avant d’expliquer que le destinataire de l’appel n’est pas disponible. « Sorry, I’m afraid… », « My apologies, but… »

C’est pourquoi il est important d’informer la personne appelante que vous n’êtes pas en mesure de lui passer la personne qu’il recherche. Utilisez des phrases clés de type : 

  • « …Ms Marina is not available at the moment » – Mme Marina n’est pas disponible pour le moment
  • «…. Unfortunately, Ms Marina cannot take your call right now » – Malheureusement, Mme Marina ne peut pas prendre votre appel pour le moment
  • Si vous souhaitez préciser les raisons de l’indisponibilité du destinataire, vous pouvez dire :
  • « …Ms Marina is already on another call/ on the other line » – Mme Marina est déjà sur un autre appel/ sur l’autre ligne
  • « …Ms Marina is currently in a meeting. » – Mme Marina est actuellement en réunion.
  • « …Ms Marina is out of the office today » – Mme Marina n’est pas au bureau aujourd’hui
  • « …Ms Marin is away for lunch » – Mme Marin est absente pour le déjeuner
  • « …Ms Marina is away on vacation/away on a business trip. » – Mme Marina est en vacances/en voyage d’affaires

 

Prendre le message d'un interlocuteur en anglais

Après avoir identifié l’appelant (ART 10), proposez de prendre le message.

Pour prendre un message, utilisez les « modals » (modaux) : « could, « would », ou « may » 

  • « Would you like to leave Ms. Marina a message ? / Would you like to leave a message for Ms. Marina » –Vous souhaitez laisser un message à Mme Marina ?
  • « May I take a message ? » – Puis-je prendre un message ?

Si la personne ne désire pas laisser de message, vous pouvez lui proposer :

  • « Would you like to try back later ? » – Souhaitez-vous essayer plus tard ?
  • « Could you call back at [time] ? »Pourriez-vous rappeler à [heure] ?
  • « Is there someone else you would like to speak to ? » – Y a-t-il quelqu’un d’autre à qui vous aimeriez parler ?

Confirmer le message de votre interlocuteur

Lorsque vous prenez un message, vous devez bien saisir les cordonnées de l’appelant et ne pas hésiter à redemander, reformuler, faire épeler le nom ou l’adresse pour valider si besoin.

  • « Let me check that I got this right. You said… » – Laissez-moi vérifier que j’ai bien compris. Vous avez dit…
  • « To confirm, you said… » – Pour confirmer, vous avez dit…
  • « Let me repeat your message… Is that correct ? » – Je vais répéter votre message… Est-ce exact ?
  • « Is there anything else I can help you with ? » – Y a-t-il autre chose que je puisse faire pour vous aider ?
  • « Could you please spell your name » – Pourriez-vous épeler votre nom, s’il vous plaît ?

Prendre congé de l’appelant

Rassurez votre interlocuteur vous passerez le message comme convenu.

« Thank you for call, I’ll pass your message to Ms. Marina » – Merci pour votre appel, je transmettrai votre message à Mme Marina

« I’ll make sure Ms. Marina gets your message. Thank you, have a nice day. » – Je m’assurerai que Mme Marina reçoive votre message. Merci, passez une bonne journée

Raccrochez le combiné ! Bravo, vous avez été efficace dans votre communication au téléphone avec un interlocuteur en anglais !

Vous avez pu répondre à l’appel sans encombre en plus de prendre le message !

Laisser un message vocal

« Please leave a message after the tone ‘beep’ »

Qui n’a jamais entendu ce « Beep » sans être tenté de raccrocher sans laisser de message ?

Et si laisser un message était aussi simple que l’exemple suivant ?

 « Morning Marina, Charlie speaking from LearnPerfect. I’m calling to (purpose of your call). Could we arrange a meeting/ call on (date)?Monday or Tuesday would be best if you can make it then / you’re available. Could you call me back/ revert back to me to arrange a time? Thank you. Goodbye. »

 Traduction pour vous aider :

– Bonjour Marina, C’est Charlie de LearnPerfect. J’appelle pour (objet de votre appel).Pourrions-nous organiser une réunion/un appel le (date) ? 
(Lundi ou mardi) serait le mieux si vous pouvez le faire à ce moment-là / vous êtes disponible. Pourriez-vous me rappeler / revenir vers moi pour convenir d’une date ? Je vous remercie. Au revoir.

Comme vous pouvez le constater, une fois que vous avez compris les principes de base, il n’est pas vraiment difficile de prendre des messages en anglais professionnel.
Vous pouvez tout à fait utiliser les mêmes phrases dans des situations personnelles.
Nos formations en ligne vous permettent de combiner cela avec des activités pour vous entrainer et développer ces capacités d’écoute, de compréhension et d’expression orale.

Prendre et laisser un message lors d’un appel téléphonique deviendra alors un jeu d’enfant. Vous n’hésiterez plus jamais à décrocher le téléphone. 

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