Vous êtes souvent amenés à animer des réunions de travail ?
Savoir préparer une réunion, avoir une connaissance des types de réunions ne suffisent pas pour animer une réunion efficace.
Vous pouvez être amené à gérer un grand nombre de personnes et de tâches. Un ordre du jour efficace peut vous aider à vous assurer que vous abordez tous les sujets nécessaires, que la réunion reste sur le sujet et que votre groupe utilise le temps de manière efficace.
Dans cet article, nous allons comprendre comment rédiger un ordre du jour en anglais pour faciliter vos échanges avec vos collaborateurs anglophones. Pour vous aider davantage à mener efficacement toute réunion en anglais, rejoignez nos formations en anglais en elearning.
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Définition d’un ordre du jour.
Un ordre du jour se traduisant par “Meeting agenda” en anglais, renvoie à une liste de sujets ou d’activités que vous souhaitez aborder au cours de votre réunion. Le principal objectif de l’ordre du jour est de donner aux participants un aperçu clair de ce qui doit se passer au cours de la réunion, de la personne qui dirigera chaque tâche et du temps que chaque étape doit prendre. Le fait de disposer de ces informations avant et pendant la réunion devrait garantir un déroulement efficace et productif de celle-ci.
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Les étapes de l’ordre du jour
Qu’il s’agisse d’une brève réunion d’une heure ou d’une réunion pouvant durer des heures, suivre ces étapes suivantes peuvent vous permettre de rédiger un ordre du jour convenablement :
- Identifier les objectifs de la réunion. – « Identify the objectives of the meeting »
- Demander l’avis des participants. – « Seek the participants’ views. »
- Dresser la liste des questions que vous souhaitez aborder. – « List the issues you wish to address. »
- Identifier l’objectif de chaque tâche. – « Determine the purpose of each task. »
- Estimer le temps à consacrer à chaque sujet. – « Estimate the time required for each topic. »
- Déterminer qui dirige chaque sujet. – « Define who leads each item. »
- Terminer chaque réunion par un bilan. – « Conclude each meeting with a wrap-up. »
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Comment rédiger l’ordre du jour d’une réunion
Un ordre du jour doit être spécifique, orienté vers les résultats, bien défini et surtout réaliste. Pour ce faire, voici un modèle (« template ») que vous pouvez adapter à quasiment tous les types de réunion :
Ordre du jour – Meeting Agenda
| Programme -“Program” | Télétravail 2020-2021 (Work from home 2020-2021) |
| Objectif de la reunion– “Meeting Purpose: | Définir les règles relatives au Télétravail 2020-2021 –« Defining Workfrom home policies 2020-2021 » |
| Date de réunion “Meeting Date” | Avril 2020 – « April 2020 » |
| Heure de réunion – “Meeting Time” | 9 heures – « 9 am » |
| Lieu de la reunion”- Meeting Location” | 11ème étage, bâtiment AC, Paris – « 11th Floor, AC building, Paris » |
| Animateur de la reunion-“ Meeting Facilitator” | Name of meeting facilitator |
| Participants-“Attendees” | [Nommer les participants – [name the participants] |
| Procès-verbal émis par –“Meeting Minutes Issued By” | [Nom du rédacteur du procès-verbal] – [ Name of the meeting-minutes taker] |
| Mission/ Action – « Task/ Action » | Attribué à- « Assigned to» | Date d’échéance-« Due Date » |
| [Mission/ Action1] – « [Task/Action 1] » | [Responsable] de la misson- «task owner | |
| [Mission/ Action2] – « [Task/Action 2] » | [Responsable] de la misson- «task owner |
| Décisions prises « Decisions Made »: (Quoi, Pourquoi,les Impacts) (« What, Why, Impacts ») |
| 1. [Décision 1] – [Decision 1]
o toute description ou information supplémentaire concernant la décision – [any additional description of or information about the decision] o Décision 2] – [Decision 2 o toute description ou information supplémentaire concernant la décision – [any additional description of or information about the decision] |
| Discussion : (Points/Connaissances partagées) – « Discussion: (Items/Knowledge Shared) » |
| [Détailler et décrire le point de discussion]
[Fournir des détails supplémentaires sur la discussion] [Itemize and describe discussion point] § [Provide additional details about the discussion] |
| Autres éléments –« Miscellaneous Items » |
| [Détaillez et décrivez tous les autres articles divers].
[Fournir des détails supplémentaires sur les éléments divers]. [Itemize and describe any additional miscellaneous items] § [Provide additional details about the miscellaneous items] |
Les réunions sont un élément essentiel d’une collaboration efficace au sein d’une équipe ou d’une entreprise. Cependant, nous devons avouer que nous avons tous participé à des réunions qui étaient une véritable perte de temps pour tout le monde !
C’est pourquoi, une bonne préparation de la réunion, avoir recours au type de réunion pertinent et un ordre du jour efficace de la réunion sont tous, d’une importance capitale.
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