Microsoft Teams continue d’évoluer pour offrir des outils de collaboration toujours plus performants. Parmi les récentes améliorations, le nouveau calendrier se distingue par ses fonctionnalités avancées et sa convivialité accrue. Ce guide détaillé vous accompagnera pas à pas dans la prise en main de cette nouvelle interface, en mettant l’accent sur les manipulations essentielles et les astuces pour optimiser votre organisation quotidienne.
Introduction au nouveau calendrier de Microsoft Teams
Le nouveau calendrier de Microsoft Teams a été conçu pour offrir une expérience de planification plus fluide et personnalisée. Il intègre des vues personnalisables, des options de partage améliorées et une synchronisation optimale avec les autres applications Microsoft 365. Cette section vous présentera les principales nouveautés et avantages de cette interface remaniée.
Principales nouveautés :
- Vues de calendrier personnalisables : affichage par jour, semaine de travail ou mois pour une meilleure lisibilité de votre emploi du temps.
- Intégration améliorée : synchronisation transparente avec Outlook et autres applications Microsoft 365.
- Options de partage avancées : possibilité de partager votre calendrier avec des collègues et de gérer les autorisations d’accès.
Activation du nouveau calendrier
Pour bénéficier des fonctionnalités avancées du nouveau calendrier, il est nécessaire de l’activer manuellement. Voici les étapes à suivre :
- Accéder à l’onglet Calendrier : dans la barre latérale gauche de Teams, cliquez sur l’icône Calendrier.
- Activer le nouveau calendrier : en haut à droite de l’interface, basculez le commutateur Nouveau calendrier sur la position activée.
À tout moment, vous pouvez revenir à l’ancienne version en désactivant ce même commutateur.
Personnalisation de l’affichage du calendrier
Une des forces du nouveau calendrier est sa flexibilité d’affichage, vous permettant d’adapter la vue selon vos préférences et besoins.
Modifier la vue du calendrier
Selon vos préférences, vous pouvez choisir parmi différentes vues :
- Jour : affiche une vue détaillée de votre journée.
- Semaine de travail : présente les jours ouvrables, généralement du lundi au vendredi.
- Semaine : montre l’ensemble des jours de la semaine, y compris le week-end.
- Mois : offre une vue d’ensemble sur le mois entier.
Étapes pour changer la vue :
- Dans le calendrier Teams, cliquez sur le menu déroulant en haut à droite (par défaut, il affiche « Semaine de travail »).
- Sélectionnez la vue souhaitée dans la liste.
Personnaliser l’échelle de temps
Adapter l’échelle de temps permet de visualiser votre emploi du temps avec plus ou moins de détails.
Pour modifier l’échelle de temps :
- Cliquez sur le menu de vue du calendrier en haut à droite.
- Sélectionnez Échelle de temps.
- Choisissez l’intervalle de temps souhaité (par exemple, 15 minutes, 30 minutes, 1 heure).
Cette personnalisation vous aide à mieux organiser vos réunions et tâches en fonction de leur durée.
Enregistrer des vues personnalisées
Si vous utilisez fréquemment une configuration spécifique du calendrier, il est possible de l’enregistrer pour y accéder rapidement.
Pour enregistrer une vue :
- Après avoir configuré le calendrier selon vos préférences (vue, filtres, etc.), cliquez sur le menu de vue.
- Sélectionnez Vues enregistrées > Enregistrer l’affichage actuel.
- Attribuez un nom à cette vue et cliquez sur Enregistrer.
Vous pourrez ainsi basculer entre différentes configurations en fonction de vos besoins.
Gestion et partage de votre calendrier
Collaborer efficacement nécessite une bonne gestion de votre calendrier et la possibilité de le partager avec vos collègues.
Partager votre calendrier
Partager votre calendrier permet à vos collaborateurs de connaître vos disponibilités et de planifier des réunions en conséquence.
Pour partager votre calendrier :
- Dans l’onglet Calendrier, cliquez sur Plus d’options (icône à trois points) en haut à droite.
- Sélectionnez Partager.
- Entrez l’adresse e-mail ou le nom du contact avec qui vous souhaitez partager votre calendrier.
- Définissez les autorisations (par exemple, afficher uniquement, possibilité de modifier).
- Cliquez sur Partager pour confirmer.
Vous pouvez à tout moment modifier ou révoquer les autorisations de partage en répétant ces étapes.
Afficher plusieurs calendriers simultanément
Pour une coordination optimale, il peut être utile d’afficher les calendriers de plusieurs collègues ou services.
Pour afficher d’autres calendriers :
- Dans l’onglet Calendrier, cliquez sur Afficher le volet de navigation en haut à gauche.
- Sous Mes calendriers, cochez les cases des calendriers que vous souhaitez afficher.
Vous pouvez choisir entre une vue combinée (tous les événements sur un seul calendrier) ou fractionnée (chaque calendrier affiché côte à côte).
Planifier et démarrer des réunions et événements avec le nouveau calendrier de Microsoft Teams
Le nouveau calendrier de Microsoft Teams offre une expérience optimisée pour organiser et gérer vos réunions et événements professionnels. Grâce à des options améliorées et une meilleure visibilité des disponibilités, il devient plus simple d’assurer une planification efficace.
Planifier une nouvelle réunion ou un événement
L’organisation d’une réunion ou d’un événement commence par l’accès au calendrier dans Microsoft Teams.
Étapes pour créer une réunion ou un événement :
- Créer un nouvel événement :
- Cliquez sur « Nouvel événement » ou sélectionnez directement un créneau horaire disponible dans votre calendrier.
- Une autre option consiste à cliquer sur la flèche déroulante à côté de « Nouvel événement » pour choisir parmi différents modèles de réunion prédéfinis.
- Si vous souhaitez explorer plus de formats, cliquez sur « Afficher tout » pour voir l’ensemble des modèles disponibles et leurs caractéristiques.
- Utiliser l’Assistant Planification :
- Cet outil vous permet de trouver facilement l’horaire idéal en tenant compte des disponibilités des participants.
- Accédez à l’Assistant Planification, analysez les créneaux proposés et ajustez si nécessaire.
- Compléter les informations essentielles :
- Renseignez le titre de la réunion, ajoutez des participants, précisez le lieu ou le mode de réunion (en ligne ou en présentiel).
- Définissez une date et une heure, ajoutez une description si nécessaire.
- Finaliser et enregistrer :
- Une fois toutes les informations renseignées, cliquez sur « Enregistrer » ou « Envoyer » pour informer les participants.
Rejoindre une réunion ou un événement
Lorsque votre réunion est planifiée, il est important de savoir comment y participer facilement.
Méthodes pour rejoindre une réunion Teams :
- Depuis le calendrier Teams :
- Accédez à l’onglet Calendrier.
- Sélectionnez la réunion concernée.
- Cliquez sur « Participer » pour accéder directement à l’appel.
- Depuis un e-mail d’invitation :
- Si vous avez reçu une invitation par e-mail, ouvrez-la et cliquez sur « Rejoindre la réunion Microsoft Teams« .
Nouvelles options disponibles :
- Catégorisation des réunions : Ajoutez des étiquettes pour mieux organiser votre agenda et distinguer les différents types de réunions (réunions internes, clients, formations, etc.).
- Confidentialité renforcée : Il est désormais possible de marquer un événement comme privé pour en restreindre la visibilité aux seuls participants.
Limitation actuelle : Les événements en direct Teams et certains modèles de réunion spécifiques à Teams Premium ne sont pas encore compatibles avec le nouveau calendrier. Pour organiser ces types d’événements, il est recommandé d’utiliser la version classique du calendrier Teams.
Grâce au nouveau calendrier Microsoft Teams, organiser et gérer des réunions n’a jamais été aussi simple ! Que ce soit pour planifier un événement, trouver le créneau idéal, ajouter des étiquettes pour mieux organiser vos réunions, ou encore choisir une salle adaptée, toutes les fonctionnalités sont pensées pour optimiser votre productivité.
En quelques clics, vous pouvez :
- Créer et planifier une réunion avec l’Assistant Planification pour trouver le meilleur horaire.
- Rejoindre facilement une réunion via le calendrier, un e-mail d’invitation ou un ID de réunion.
- Améliorer votre organisation grâce aux catégories, aux étiquettes de confidentialité et aux événements privés.
- Démarrer une réunion instantanée avec l’option « Se réunir maintenant ».
- Trouver l’espace idéal en consultant les disponibilités et caractéristiques des salles de réunion.
Prêt à maîtriser toutes ces fonctionnalités et à tirer le meilleur parti de Microsoft Teams ? Venez découvrir notre formation complète sur Microsoft Teams, où nous vous apprendrons à exploiter toutes les astuces et outils essentiels pour booster votre efficacité en équipe !
