Très souvent, lors de l’apprentissage de l’anglais ou même après votre formation, vous pensez maîtriser la langue anglaise et ses règles, mais il vous suffit d’écrire un e-mail et vous vous retrouvez face à un blanc total. Et voilà, vous êtes bloqué, vous stressez et vous ne savez pas comment transposer vos connaissances pour rédiger un mail professionnel correct en anglais. Pas de panique, nous sommes là pour vous guider avec quelques conseils pour rédiger de bons e-mails professionnels en anglais.
Rendez votre intitulé d’objet (email subject) captivant.
N’oubliez pas que le succès de votre message est souvent déterminé par son objet. C’est souvent le facteur décisif qui déterminera si le destinataire lira ou non votre message.
- Request for …- Requête de …
- Order of …- Commande de …
- Status updates – Mise à jour du statut
- Confirmation of …- Confirmation de …
- Urgent – Urgent
- Application for …- Demande de …
Commencez par une salutation appropriée.
Pour démarrer l’e-mail, vous devez commencer par une salutation appropriée. La salutation se compose de deux éléments : la salutation et la phrase d’introduction.
La salutation appropriée dépend en fait de la situation et de votre interlocuteur
- Dear Sir / Ms [first name] (if formal) – Monsieur/Madame [prénom] (si formel)
- To Whom It May Concern- A qui de droit
- Good morning/afternoon- Bonjour/après-midi
Remerciez l’expéditeur du courriel.
Règle de politesse oblige, commencez par remercier votre interlocuteur de vous avoir écrit ou répondu si rapidement.
- Thank you for your email- Merci pour votre courriel
- Thank you for your prompt/quick reply – Merci pour votre réponse rapide
- Thank you for the updates- Merci pour les mises à jour
- Thanks for reverting back to me – Merci de revenir vers moi
Préciser la raison de la prise de contact
Le fondement de la rédaction d’une lettre claire est votre phrase d’introduction qui indique le sujet du courriel.
- With regards to your request/ my purchase/ the complaint received – En ce qui concerne votre demande/ mon achat/ la plainte reçue
- I am writing to apply for the position of / to ask further information about – Je vous écris pour poser ma candidature au poste de
- Just a quick note to tell you that – Juste un petit mot pour vous dire que..
- In reference to – En ce qui concerne
- I wanted to let you know/ inform you/ advise/ ask you – je voulais vous faire savoir/ vous informer/ vous conseiller/ vous demander
- In response to your previous email – En réponse à votre précédent courriel
Les diverses raisons pour lesquelles nous envoyons des mails
Vous pouvez utiliser la correspondance professionnelle pour diverses raisons. Veillez à honorer votre objectif et à être concis et professionnel en utilisant un ton formel. Voici quelques exemples de raisons non-exhaustives pour lesquelles vous pouvez avoir besoin d’envoyer des courriels à vos correspondants.
Demander des information – Request information
- I would greatly appreciate if you could … – Je vous serais reconnaissant si vous pouviez…
- Could you kindly … – Pourriez-vous aimablement …
- Grateful if you could please – Je vous remercie si vous pouviez s’il vous plaît
- Is there any chance you could – Pourriez-vous par hasar
- This is a gentle reminder to ask you to… – Ceci est un léger rappel pour vous demander de…
Faire un retour ou donner un statut – Provide/ give a feedback or give a status
- I am pleased to inform you that your order is ready – J’ai le plaisir de vous informer que votre commande est prête.
- The purpose of this email is to update you on the status of – L’objet de cet e-mail est de vous informer de l’état d’avancement de votre commande.
- I am contacting you regarding the position – Je vous contacte au sujet du poste
- Kindly note that – Veuillez noter que
- I have some information to share about… – J’ai des informations à partager sur…
- For your info (FYI) – pour votre information…
Apologizing
- we would like to apologise for any inconvenience caused – nous tenons à nous excuser pour tout désagrément causé
- please accept our sincere apologies – veuillez accepter nos sincères excuses
- we are extremely / utterly sorry for – nous sommes extrêmement/profondément désolés
- Unfortunately, I’m afraid I will not be able to… / I can’t make it to … – Malheureusement, je crains de ne pas pouvoir… / Je ne pourrai pas venir à…
- Apologies for – Nous nous excusons pour
- We regret to tell/inform you- J’ai le regret de vous dire/annoncer
Asking for clarification
- I am afraid I don’t understand what you mean by… – J’ai peur de ne pas comprendre ce que vous voulez dire par…
- regarding the …, are you saying that… ? – concernant le …, voulez-vous dire que… ?
- I do understand XYZ, but could you kindly clarify what you mean by… – Je comprends XYZ, mais pourriez-vous préciser ce que vous voulez dire par
- everything’s clear about, but you have lost me … – tout est clair, mais vous m’avez perdu…
Confirming
- as agreed, … – comme convenu, …
- works for me -ça marche pour moi
- perfect! This is convenient to me – parfait ! Cela me convient.
- I do confirm my attendance to the meeting – Je confirme ma participation à la réunion
Praising performance
- You can take pride in your initiative – Vous pouvez être fier de votre initiative
- The way you handled this tricky/ challenging situation was admirable and professional – – La façon dont vous avez géré cette situation délicate/problématique était admirable et professionnelle
- You have made a key contribution to the team – Vous avez apporté une contribution essentielle à l’équipe
- what an outstanding performance – quelle performance exceptionnelle
- You went the extra mile – Vous vous êtes surpassé
Salutations pour conclure le mail
Avant de conclure votre courriel, remerciez une fois de plus votre lecteur et ajoutez quelques formules de politesse en guise de conclusion.
- looking forward to hear positive from you/ to meet you – dans l’attente d’une réponse positive de votre part / d’une rencontre avec vous
- thanking you in advance – vous remerciant par avance/ par avance, merci
- do not hesitate to contact me if necessary – n’hésitez pas à me contacter si nécessaire
- feel free to revert back to me – n’hésitez pas à me recontacter
- let me know If you require anything on my end – Faites-moi savoir si vous avez besoin de quelque chose de ma part.
Clore le mail
- sincerely – sincèrement
- best/ warm/ kind regards- cordialement ou – meilleures/ chaleureuses/ aimables salutations,
- all the best- mes meilleurs voeux
Pour la plupart d’entre nous, le courrier électronique est la forme la plus courante de communication professionnelle, d’où l’importance de bien l’utiliser, surtout en anglais si vos employés sont anglophones. Les courriels professionnels contribuent à réitérer une bonne image de vous ainsi que de votre entreprise. Pour acquérir ces compétences, rejoignez nos formations en anglais à distance par classes virtuelles qui sont qui plus est, sont éligibles CPF.
