Tout savoir sur Microsoft Excel

Excel
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Pourquoi utiliser Excel ?

L’utilisation d’Excel permet d`organiser, de compiler, de mettre en forme des données sous forme de tableau ou de graphique. L’outil d’excellence pour la compilation des données permet d’optimiser leur traitement au travers de fonctionnalités d’analyse et de calcul intégrés.

Qu'est ce qu'un tableur ?

L’environnement de travail, appelé un classeur comprend des feuilles de calculs, nous pouvons les renommer, en insérer de nouvelles ou les supprimer. La disposition en lignes, référencée par défaut par des chiffres et en colonne référencée par des lettres créant le quadrillage, vous permet de compiler vos données sous forme de tableau.

La dernière version 2019 d’Excel comprend 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes.

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Quelles sont les fonctionnalités principales de ce logiciel ?

Au-delà de pouvoir disposer vos données sous forme de tableau, Excel permet :

  • d’analyser vos données à l’aide de fonction de calculs, allant de catégories courantes comprenant la SOMME, la MOYENNE, le SOUS-TOTAL aux catégories plus spécifiques ; Logique, Financier, Statistiques, Comptabilité, etc.
  • d’organiser vos données à l’aide des tris et des filtres
  • de synthétiser vos bases de données (tableaux de grandes tailles) grâce à l’insertion de tableaux croisés dynamiques
  • d’illustrer vos données sous forme de diagrammes ou de graphiques.

    Vous souhaitez vous améliorer dans les fonctionnalités de base d’Excel ? Pensez à suivre une formation à distance sur Excel sur des modules spécifiques comme Insérer des calculs ou Associer des graphiques à vos tableaux.

Comment utiliser les fonctions dans Excel ?

Des calculs peuvent être insérés dans vos tableaux. L’intérêt d’utiliser des fonctions est de pouvoir actualiser rapidement les résultats des calculs en cas de modifications des données. Les formules peuvent sembler compliquées, comprenant des caractères spéciaux, des parenthèses, des virgules, des points-virgules et autres guillemets… Néanmoins, avec l’assistant de fonction intégré dans Excel, vous pourrez retrouver facilement la syntaxe des fonctions et de réussir l’imbrication de fonctions. Cette aide pas à pas vous permettra de pouvoir utiliser les fonctions les plus complexes.

Comment utiliser les fonctions avancées dans Excel ?

Comme indiqué, l’analyse de données peut être réalisé à l’aide de fonction de calculs mais pour les tableaux de grandes tailles nous nous orienterons davantage vers l’utilisation de tableaux croisés dynamiques.
Suivez une formation à distance sur Excel sur Découvrir les fonctionnalités des bases de données ou Se perfectionner dans l’utilisation des formules.

Les bases de données, organisées avec des titres et des données en ligne ou en colonnes, comprennent des centaines voire des milliers de lignes. L’insertion d’un tableau croisé dynamiques va permettre de synthétiser les données, de regrouper les éléments identiques, et de calculer les valeurs ou de créer de nouveaux champs et éléments calculés.

Quels sont les avantages à utiliser Excel ?

Excel étant un logiciel dit universel, il est reconnu et avec un usage commun dans le monde professionnel. Les fonctions avancées permettent un traitement simple et poussé des données. Avec la version en ligne sur Office 365, l’usage collaboratif est optimisé.

  • Logiciel Universel
  • Traitement simple et poussé
  • Usage Collaboratif

Quelles sont les erreurs à éviter dans Excel ?

Il est important de veiller aux formats des données qui vont être analysées. A la saisie par exemple bien respecter pour la saisie des dates le format (exemple JJ/MOIS/ANNEE) et le maintenir. Des outils telles l’option Validation des Données dans l’onglet Données vont permettent de vérifier et de contrôler les valeurs saisies, limiter à un nombre de caractères, à une liste, à une période, à un format, etc…

  • Format des données
  • Contrôler les valeurs saisies

Quelles sont les bonnes astuces à mettre en place dans Excel ?

Une action peut être réalisée de différentes façon dans le logiciel, avec une icône, un clique-droit ou un raccourci clavier. L’important est d’identifier la méthode qui vous convient la mieux afin d’être plus efficace et plus rapide dans l’utilisation du logiciel.

Garder en tête les fondamentaux comme :

  • enregistrer son classeur dès que commençons la création d’un tableau
  • enregistrer régulièrement son travail. Pourquoi ? Cela permettra entre autres une récupération de données en cas de problème.

Quelle différence entre Excel et Excel Online ?

Les fonctionnalités courantes sont proposées sur les deux versions.

L’interface bien que légèrement réduite dans le navigateur affiche la même ergonomie et la même disposition des options et menus.

La version en ligne d’Excel va permettre le travail collaboratif en temps réel.
Cet usage dans le cloud a été spécifiquement pensé dans ce sens, maximiser le travail en équipe et la mobilité avec un accès à ses ressources de n’importe où et de n’importe quel support (Tablette, Mobile, PC).

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Pourquoi privilégier une formation à distance sur Excel ?

La formation à distance avec un formateur dédié va vous permettre de partager tous vos fichiers. Lors du démarrage de formation, votre formateur va vous expliquer quelles sont les bonnes recommandations à appliquer sur votre fichier Excel, vous allez mettre en pratique et et ainsi corriger les erreurs qui pourraient être présentes.

Quelles nouvelles fonctionnalités avec Excel 2019 ?

Les nouvelles fonctionnalités de la version de 2019 se résume en 4 points : 

  • Graphiques en entonnoir, cartes 2D et chronologies
  • Possibilité de publier Excel sur PowerBI
  • Améliorations de PowerQuery
  • Nouvelles fonctions et connecteurs Excel

    Pour découvrir ces nouvelles fonctionnalités, pourquoi ne pas suivre une formation à distance Excel spécialement sur les nouveautés Excel ?

Et en dehors d'Excel, quel tableur utiliser ?

Aujourd’hui les principaux acteurs proposent leur version du tableur.
Nous retrouvons :

  • Google Sheets : il vous faudra au préalable posséder un compte Google. Le bénéfice : conserver ses données sur le cloud en y associant tous les logiciels de la suite Office 365, pour tous les aspects collaboratifs et à distance. 
  • Calc pour OpenOffice, libre d’accès. 
  • Numbers, si vous êtes sur un environnement Mac. Les fonctionnalités sont quasi-identiques à celles de Microsoft Excel. 

Les fonctionnalités restent assez comparables même si Excel propose une palette d’options plus large.

En résumé, les 3 points à retenir sur Excel :

  1. Excel permet une prise en main assez simple et rapide permettant à un utilisateur de maîtriser les fonctionnalités de base pour créer, mettre en forme et gérer des calculs simples dans un tableau.
  2. L’utilisation d’Excel avec d’autres applications ou pour l’import de données est très courante. Cela va de l’utilisation de publipostage, d’import de données sur des ERP ou CRM. Il s’agit encore de l’outil et du format le plus courant.
  3. Les évolutions des fonctionnalités ces dernières années avec la version 2019 et son usage Web de plus en plus étendu promet d’autres innovations à venir. Un outil sur lequel investir une formation ne peut être que bénéfique sur la durée.

Formation à distance sur Excel

Depuis 18 ans, nous proposons des formations à distance sur des thématiques comme Excel. 
Nous avons élaboré des modules de 2 heures de formation comprenant les fonctionnalités de bases et avancées d’Excel. 

Selon vos besoins et votre niveau, nous établirons votre programme de formation à la carte. 
Sont ici listées toutes les fonctionnalités qui vous sont nécessaires à une bonne utilisation au quotidien de ce logiciel.

Formation Excel : les fonctionnalités

Les points de programme que vous pouvez voir durant nos formations à distance : 

Mettre en forme

– Reproduire la mise en forme

– Personnaliser des formats

– Mettre en place une mise en forme conditionnelle fondée sur une formule

Calculer

– Consolider plusieurs tableaux

– Se familiariser avec les fonctions Si, Et, Ou…

– Utiliser les fonctions de Recherche

– Réaliser des imbrications de fonctions

– Mettre à jour ses formules (raccourcis clavier et options)

– Gérer les liaisons entre classeurs

Résoudre une erreur dans une formule

– Comprendre les messages d’erreur d’Excel

– Déboguer une formule grâce à l’outil d’audit d’Excel

Protéger vos formules

– Convertir les formules en valeur

– Empêcher l’affichage des formules

Trucs et astuces sur Excel

– Utiliser la mise en forme conditionnelle

– Utiliser le collage spécial pour appliquer une formule arithmétique à une plage de cellules

– Recopier rapidement une formule en colonne

Pour en savoir + : allez sur le site Microsoft pour Excel.

Je souhaite en savoir plus sur vos prestations !

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