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- Créer et modifier un
document texte. - Bâtir une feuille de calcul avec Spreadsheet.
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G Suite
-
La G Suite est une suite d'outils et de logiciels de productivité proposée par Google sous la forme d'un abonnement. Vous avez donc accès à une multitude d'applications Web parmi lesquelles vous retrouverez Gmail, Google Hangouts, Google Docs, Sheets, Slides et Google Sites, entre autres. De plus, vous pouvez utiliser un espace de stockage de 30 Go pour vos documents et e-mails. Avec ces outils proposés, le travail en équipe se fait en toute simplicité. Autre avantage de cette suite : la possibilité de collaborer en temps réel avec ou sans connexion Internet.
LearnPerfect propose une formation G Suite à distance, afin de vous permettre de maîtriser ces applications.
Qu’est-ce que Google Docs, Sheets et Slides ?
Google Docs, Sheets et Slides sont les applications bureautiques de la suite Google qui permettent de créer différents types de documents en ligne. Une fois créés, il est possible de les modifier en temps réel en même temps que d’autres personnes et de les sauvegarder en ligne dans votre espace de stockage Google Drive. Docs est l’équivalent de Microsoft Word, Sheets est celui d’Excel, tandis que Slides est celui de PowerPoint.
Quel est le rôle de Google Docs ?
Google Docs est une application de traitement de texte en ligne. Il permet de créer et de mettre en forme des documents texte, mais aussi de collaborer en temps réel. Google Docs ayant les mêmes fonctionnalités que Word.
Grâce à notre formation G Suite à distance, vous pourrez utiliser Google Docs afin de :
- Importer et convertir un document Microsoft Word en document Google Docs.
- Appliquer un style et une mise en forme à vos documents en paramétrant les marges, l’interligne, les polices et les couleurs.
- Partager et collaborer sur un document avec d’autres personnes, avec la possibilité d’autoriser la modification, commenter ou uniquement consulter le document en temps réel.
- Collaborer et chatter avec vos collègues, sans devoir quitter le document.
- Afficher l’historique des versions du document et rétablir une version précédente.
- Télécharger le document Google Docs sur un ordinateur selon plusieurs formats, notamment Word, LibreOffice, .RTF, .PDF, .HTML ou .ZIP.
- Traduire le document dans une autre langue.
- Envoyer le document par mail à d’autres personnes sous forme de pièce jointe.
Quel est le rôle de Google Sheets ?
Google Sheets est une application Google utilisée comme tableur en ligne et elle permet de créer et de mettre en forme des feuilles de calcul comme dans Microsoft Excel. Sheets permet aussi de collaborer de façon simultanée. Google Sheets est néanmoins moins puissant que Microsoft Excel, mais suffit dans de nombreux cas que vous aurez l’occasion de decouvrir durant notre formation G Suite à distance.
Avec Google Sheets, vous pouvez :
- Importer des données au format .CSV, Excel, .TXT et .ODS, et les convertir en feuille de calcul Google.
- Exporter des données au format .CSV, Excel, .TXT où .ODS, ainsi que des fichiers .PDF et .HTML.
- Mettre en place des formules pour réaliser des calculs à partir de vos données, pour ensuite y appliquer une mise en forme.
- Chatter avec les utilisateurs qui modifient votre feuille de calcul en temps réel.
- Créer des graphiques.
- Intégrer entièrement ou partiellement une feuille de calcul à votre Site Web ou Blog.
Quel est le rôle de Google Slides ?
Google Slides est une application en ligne de création de présentations.
Après notre formation G Suite à distance, vous pourrez utiliser pour :
- Créer et modifier des présentations.
- Modifier une présentation en temps réel avec des amis ou des collègues, et les partager très facilement avec d’autres collaborateurs.
- Importer des fichiers .PPTX et .PPS, et les convertir en présentations Google Slides.
- Télécharger vos présentations au format .PDF, .PPT, .SVG, .JPG ou .TXT.
- Insérer des contenus multimédias dans votre présentation.
- Publier et intégrer vos présentations sur un site Web ou blog.
Qu’elle est la différence entre Google Docs, Sheets, slides et Microsoft 365 ?
De manière globale, Microsoft 365 Online est moins performant que Google Workspace sur le plan de la collaboration centrée sur le document. Ceci peut être constaté par exemple avec Excel Online, dans lequel la coédition est beaucoup moins fluide que dans Google Sheets. De plus, les temps de chargement sont plus lents.
Excel Online n’intègre pas toutes les fonctionnalités qui ont rendu sa version de bureau aussi connue et prisée.
Il en est de même du côté de PowerPoint Online. Seule la diapositive en cours de coédition s’affichera de façon nette. Cela ne facilite pas la lecture.
Même constat du côté de Word Online. Dans la version Online, Word intègre beaucoup moins de fonctionnalités que la version de bureau. Il se rapproche cependant plus d’un logiciel de traitement de texte que Google Docs qui demeure plus basique en termes de possibilités de mise en forme.
Cette différence de performance peut s’expliquer par le besoin pour Microsoft de proposer suffisamment de fonctionnalités dans la version web de Microsoft 365 pour qu’elle ne soit pas trop éloignée de la version desktop.
En mode coédition dans un document Office Online ou G Suite, est-il possible chatter pour discuter des évolutions à réaliser ?
Oui. Google a été le premier à proposer cette fonctionalité en 2010. Microsoft l’a intégrée à Word Online, Excel Online et PowerPoint Online entre début 2016 et début 2017.
Néanmoins Microsoft propose maintenant la possibilité de coéditer un document Office (qui se limitait à Office Online) à la version de bureau de la suite.
Quels sont les avantages de Google Drive ?
Comme vous pourrez le découvrir durant notre formation G Suite à distance, les avantages de l’utilisation d’un service Cloud comme Google Drive sont multiples. En passant à l’environnement Cloud de Google, il est possible d’intégrer des fichiers dans le Cloud avec ses propres services en ligne. Ceci inclue la possibilité de partager des fichiers, soit par mail, soit avec des liens partagés, avec des options permettant d’autoriser ou de restreindre la modification et de désactiver le transfert, la copie, le téléchargement et l’impression des documents.
Il est possible pour les utilisateurs de télécharger des applications qui permettent d’accéder à des fichiers en ligne et qui propose de synchroniser des fichiers afin de les utiliser en étant hors ligne.
Les deux applications que propose Google sont :
- Backup & Sync pour ceux qui utilisent un compte personnel Google Drive.
- Drive File Stream pour les comptes Google Suite.
Drive File Stream s’ouvre et sauvegarde tous les fichiers et dossiers directement à partir du cloud. Vous pouvez rendre vos fichiers ou dossiers sélectionnés disponibles hors ligne pour les synchroniser avec votre ordinateur. Le service apparaît dans l’Explorateur Windows.
Vous pouvez opter pour une sauvegarde en ligne sur Google Drive ou localement sur votre ordinateur ou Mac.
Quels sont les logiciels alternatifs ?
Aujourd’hui, parmi les principaux acteurs qui proposent leur version d’applications bureautique, nous retrouvons Microsoft 365 pour Microsoft, OpenOffice pour Apache OpenOffice, LibreOffice, etc…
Les fonctionnalités restent assez comparables.
