Le savoir-vivre et le savoir-faire, à l’écrit comme à l’oral, consistent à entretenir une bonne relation avec vos collaborateurs. Pour ce faire, l’utilisation des bonnes formes de politesse est un « Must ».
Cela permet non seulement de démontrer au destinataire une certaine estime et un certain respect, mais aussi de moduler ou d’adoucir vos propos afin de ne pas être trop direct ou trop catégorique. Les bonnes manières, ça s’apprend.
Qui n’a pas déjà pense cela d’un être mal poli rencontré. Non seulement les bonnes manières s’apprennent mais les bonnes manières en anglais aussi grâce à nos formateurs dynamiques lors de nos formations en anglais à distance par classes virtuelles.
Quand utiliser les formules de politesse ?
Les formes écrites de politesse se retrouvent presque partout en anglais. Que ce soit dans le cadre de relations informelles ou d’échanges professionnels, en face à face ou en ligne, qu’il s’agisse de signer un courriel, de dire merci ou de demander un complément d’information dans une conversation, il est important de savoir utiliser parfaitement les formes de politesse.
Comment savoir quelle formule de politesse utiliser ?
Les formules de politesse varient selon la personne à laquelle vous vous adressez, le degré de hiérarchie de la personne et la relation professionnelle.
Les formules de politesses de base
Un simple bonjour (good morning), bonsoir (good evening), bon après-midi (good afternoon), bonne soiree (have a good evening), merci, (thank you) je vous en prie (you’re welcome), s’il vous plait (please), c’est un plaisir (it’s a pleasure) sont les bases même de la courtoisie ! Et bien sûr, n’oubliez pas de l’accompagner d’une formule de politesse universelle qui n’est autre qu’un sourire.
Les formules de politesse d’introduction
Dans le mode des affaires, les formules de politesse, ou salutations, sont à utiliser pour commencer toute conversation en anglais.
- Les appellations « Monsieur » (MR) et « Madame » (Mrs/Miss/Ms) sont suivi généralement du nom. C’est seulement si les échanges sont en internes et que vous entretenez une relation cordiale avec ces collaborateurs en question.
- Cher Monsieur- « Dear sir / Dear Mr »
- Chère Madame/ Mademoiselle- « Dear Madam / Dear Ms »
À noter que désormais à l’écrit nous utiliserons l’abréviation « MS » au lieu de « Miss » or « Mrs » qui soit plus neutre. Cela évite de froisser qui que ce soit avec les appellations de Madame ou Mademoiselle en anglais qui font référence au statut marital.
- Si vous ne savez pas à qui vous écrivez, ni quel est son rôle dans l’entreprise, son genre, autant éviter toute confusion, ou toute formulation inappropriée en utilisant une formule plus générale.
- À qui de droit- « To whom it may concern »
- Chère équipe- Dear team
- Au directeur/ responsable – « To the director/ manager … »
- Mesdames et Messieurs – « Ladies and gentlemen »
Formules de politesse de conclusion
Dans le cas où le destinataire de votre lettre est un responsable hiérarchique, vous pouvez conclure votre échange par « yours faithfully » si votre mail, surtout si votre courriel commence par Sir/ Madam.
Dans le cas où le niveau de proximité hiérarchique est moins significatif, il existe plusieurs formules de politesse de clôture. Les voici : « cordialement » en français peut également être utilisées de manière formelle = « Sincerely Yours, Yours Sincerely, Yours truly, Cordially » et en interne ou avec des collaborateurs avec qui vous entretenez des relations cordiales, vous pouvez même utiliser « « Regards, Kindest regards, Best Regards ».
L’utilisation des modaux
En anglais, pour être plus poli ou moins direct, nous utilisons certains modaux, notamment les formes passées tels que « can, may, shall et will » ou « could, might, should et would » pour faire davantage preuve de courtoisie. Nous pouvons également utiliser d’autres expressions modales tels que « certainly, possibility, be likely to, be supposed to be » principalement lorsque nous demandons quelque chose ou que nous demandons à quelqu’un de faire quelque chose.
Exemples avec les modaux :
- Puis-je vous demander pourquoi vous avez choisi cette option ? – « Might I ask why you chose this option ? »
- Voulez-vous une tasse de thé en attendant votre tour ? – « Would you like a cup of tea while waiting for your turn ? »
- Pourriez-vous m’aider, s’il vous plaît ? – « Would you mind moving helping me, please ? »
- Pourriez-vous me renvoyer l’e-mail, je ne l’ai pas reçu la première fois ?Could you please send me the email again, I did not receive it the first time ?
- Y a-t-il une possibilité de se rencontrer demain ? – « Is there a possibility that we could meet tomorrow ? »
- Il est censé fonctionner maintenant qu’il a été réparé. – « It is supposed to be working now that it has been repaired. »
- Le collis a certainement atteint sa destination à présent. – « The parcel has certainly reached it’s destination by now. »
- Nous sommes tous susceptibles de nous sentir un peu inquiets face à la situation actuelle. – « We are all likely to feel a bit worried with the current situation. »
En conclusion
Comme vous l’avez compris, la formule de politesse est essentielle dans toute situation de communication. En effet, elle relève de la courtoisie.
Cela constitue une spécificité de l’anglais comme du français, dont les usages et les codes varient selon la situation, le mode de communication et la nature de la relation que nous entretenons avec notre interlocuteur.
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