Lors de la réunion précédente, vous ayez été chargé de rédiger le compte-rendu de la prochaine réunion.
Quelle tâche ardue pour vous et en plus de cela, vous apprenez que vous devez le faire en anglais. C’est la panique totale !
Que ce soit votre première fois ou que vous soyez la secrétaire généralement chargée du compte rendu de réunion, il n’y a rien de sorcier à cela.
Voici dans cet article quelques conseils qui vous aideront à bien rédiger un compte-rendu de réunion efficace en anglais.
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Qu’est-ce qu’un compte-rendu de réunion ?
Le compte-rendu de réunion précise tout ce qui s’est passé pendant le temps imparti à la réunion.
Il est utilisé pour informer les personnes qui n’ont pas assisté à la réunion de ce qui s’est passé. Cela permet aussi de garder une trace « keep track » de ce qui a été décidé pendant la réunion afin de pouvoir y revenir et l’utiliser pour prendre des décisions futures.
À savoir que cela se traduit comme “Meeting minutes” ou “MOM ; Minutes of meeting” en anglais.
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Que devez-vous inclure dans le compte-rendu d’une réunion ?
Une réunion bien planifiée permet de rédiger un compte-rendu efficace. L’ordre du jour (« Meeting agenda ») conçu en amont peut servir de guide ou de schéma pour prendre des notes (« take notes ») lors de la réunion (« meeting »).
De plus, cela peut tout aussi bien agir comme squelette (« backbone ») pour mettre en place le format de votre compte-rendu, ainsi que l’ordre et la numérotation des points (« order and numbering of items ») du compte-rendu de la réunion devant correspondre à ceux de l’ordre du jour.
Par ailleurs, l’ordre du jour à la réunion fournit également des informations qui devront être incluses dans le compte-rendu. Cet ordre du jour est à bien préparer en amont de la réunion. Cet ordre du jour doit respecter une certaine structure.
Voici les éléments clés :
- Les noms de tous les participants à la réunion (« meeting attendees»), y compris les invités (« guests ») ou les intervenants et les absents (“absentees”)
- Les documents connus comme « Board pack» ainsi que les copies distribuées (hand-outs »
- La date et l’heure de la réunion – « The date and time of the meeting »
- Acceptation/corrections/modifications du compte-rendu de la réunion précédente- « Acceptance or corrections/amendments to the minutes of the previous meeting»
- Décisions prises sur chaque point de l’ordre du jour- « Decisions taken on each agenda item »
- Mesures prises ou à prendre- « Actions taken or agreed to be taken »
- Résultats des votes (« results of votes ») en précisant qui a présenté les motions (made motions), qui a appuyé les motions (« seconded the motion »), qui a approuvé la motion à mains levées (« approved the motion via show of hands »), motions adoptées (« motions adopted »), motions rejetées (« motions rejected »)
- Points à reporter – « Items to be carried forward »
- Nouvelle activité – « New project/ business »
- Date et heure de la prochaine réunion – « Next meeting date and time »
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Comment rédiger le compte-rendu de réunion
3.1 Les bonnes pratiques
Une fois la réunion terminée, il est temps de rassembler vos notes et de rédiger le compte-rendu. Selon le type de réunions à laquelle vous avez participé, vous modulerez votre compte-rendu.
Voici quelques conseils qui peuvent vous aider :
- Essayez de rédiger le compte-rendu le plus rapidement possible après la réunion en vous basant sur les notes
- Utilisez le modèle crée en vous basant sur l’ordre du jour que vous remplirez directement pendant la réunion
- Relisez votre plan et, si nécessaire, ajoutez des notes supplémentaires ou clarifiez les points soulevés. Vérifiez également que toutes les décisions, actions et motions sont clairement notées.
- Assurez-vous d’inclure tous les détails importants
- Incluez une brève description de chaque action prise, ainsi que la justification de la décision.
- Si une motion a fait l’objet de nombreuses discussions avant d’être adoptée, notez les principaux arguments pour et contre ainsi que les noms des parties concernées.
3.2 Le format du compte-rendu
En ce qui concerne le format du compte-rendu de réunion ;
- Soyez objectif
- Rédigez au même temps tout au long de la séance
- Évitez d’utiliser des noms, sauf pour enregistrer les motions et les secondes.
- Évitez les observations personnelles ; le compte-rendu doit être uniquement basé sur des faits.
3.3 Documents annexes
Et si vous devez faire référence à d’autres documents, indiquez où ils peuvent être trouvés ou joignez-les en annexe avec mention : » Veuillez-vous référer au document ci-joint » – « Please refer to attached document »
3.4 Modèle de compte-rendu – («Meeting minutes Template »)
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Nom de la société–“Company name” |
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Objet de la réunion- “Meeting Purpose” |
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Date de la réunion – “Meeting Date” |
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Heure de la réunion –“Meeting Time” |
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Lieu de la réunion- « Meeting Location » |
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Animateur de la réunion- « Meeting Facilitator » |
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Participants- « Attendees » |
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Compte-rendu émis par – « Minutes Issued By » |
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Étapes suivantes (« Next Steps ») : Tâche, Assigné à, Date d’échéance (Task, Assigned to, Checkpoint Date) |
Responsable – « Owner » |
Date d’échéance – « Due Date » |
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Décisions prises- « Decisions Made »: Quoi, Pourquoi, Impacts) (« What, Why, Impacts ») |
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Discussion (« Discussion ») – Points abordés (« Items discussed/shared ») |
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Points divers – « Miscellaneous Items » |
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