Comment rédiger votre mail d’absence automatique en anglais ?

À l’approche des vacances, vous êtes occupé à accomplir vos tâches au plus vite. Et vous n’avez qu’une hâte, c’est d’envoyer le dernier courriel avant de fermer votre ordinateur pour l’année. Mais d’abord, n’oubliez pas votre mail d’absence automatique avant de quitter le bureau !

Nous sommes sûrs que vous savez déjà comment le faire – mais savez-vous comment le faire en anglais ? Pourquoi en anglais, direz-vous ? Pour la simple et bonne raison que lorsque vos clients internationaux vous enverront un e-mail pendant que vous prenez l’apéro, ils comprendront votre réponse automatique.

Nous vous proposons quelques astuces pour savoir comment rédiger vos messages hors bureau en anglais afin que vous puissiez partir en vacances l’esprit tranquille. Pour en savoir plus, Rejoignez nos formations à distance par classes virtuelles.

Les points essentiels à retenir lorsque vous rédigez votre message d’absence en anglais 

Sachez que votre interlocuteur a besoin d’informations spécifiques pendant votre absence, car vous ne pouvez pas lui répondre en temps voulu. S’il a une demande urgente, il s’attend à ce que sa demande soit traitée avec ou sans vous. Par conséquent, vous devez envisager de lui fournir un autre point de contact qui pourra l’aider bien que vous soyez en vacances. Vous devez inclure toutes ces informations clé dans votre message, dans un Anglais clair et concis.

1. Introduction d’un mail d’absence en anglais

Dans l’introduction de votre mail d’absence, vous devez avant tout commencer par remercier votre expéditeur (Thank your sender) pour son email ; politesse oblige.

Informez que vous êtes actuellement indisponible, en précisant la date de votre retour. Vous pouvez préciser le motif de votre absence, mais vous rien ne vous y oblige.

• DearSir/Madam, Thank you for your email/ reaching out – Monsieur/Madame, Merci de votre courriel/de me contacter.
• Please/Kindlynote that I am currently out of office with no access to my email. – Veuillez noter que je suis actuellement absent de mon bureau et que je n’ai pas accès/un accès limité à mon courrier électronique.
• I willbe out away/absent from [date] and return on [date]- je serai absent (e) du [date] et de retour le [date] –
• Pleasebe informed that I am currently OOO/out of the office, with limited email access. I will be back on [date]. – Veuillez noter que je suis actuellement absent du bureau, avec un accès limité aux e-mails. Je serai de retour le [date].

Veuillez noter que lorsque vous inscrivez votre date, utilisez le format « mois, jour, numéro » en anglais. Si vous utilisez le format numérique, veillez à faire la différence entre les dates britanniques et américaines.

2. 2ème point clé d’un mail d’absence en anglais 

Qui contacté en votre absence ?

Bien qu’il soit important d’informer votre collaborateur de votre absence, l’un des principaux objectifs de votre courriel automatique est de le rassurer que quelqu’un est susceptible de l’assister.

• If youneed immediate assistance while I am away, please contact my colleague/assistant for your requests/queries. – Si vous avez besoin d’une assistance immédiate pendant mon absence, veuillez contacter mon collègue/assistant pour vos demandes/questions.
• Pleasecontact Mr./Ms. if you need urgent information/assistance/support. I will get revert/back to you when I return. – Veuillez contacter M./Mme si vous avez besoin d’une information/assistance/support urgente. Je reviendrai vers vous à mon retour.
• In case of emergency/urgent matters, please contact on [email address] – en cas d’urgence, veuillez me contacter sur [adresse e-mail].
• I am availableon my cell phone at [phone number] in case of emergency. Je suis disponible sur mon téléphone portable au [numéro de téléphone] en cas d’urgence.
• For yourorders, kindly check our out website – pour vos commandes, veuillez consulter notre site web

3. Les salutations (The greetings)

N’oubliez pas vos formules de politesse, des éléments essentiels pour la rédaction des mails.

• Best/kindRegards/With Regards – Cordialement
• YoursRespectfully- Respectueusement
• Sincerely-Sincèrement,
• Best-Cordialement,