La rédaction d’e-mail de demande de congé ou de permission en anglais

Il est temps de lever le pied pour des vacances ou un jour de congé ! Vous souhaitez faire une demande de permission au travail !

Comment vous y prendre quand votre supérieur hiérarchique est anglophone ?

Vous vous êtes surtout concentré sur l’aisance en réunion en anglais et n’avez pas du tout pensé à comment rédiger des échanges professionnels. Pas de panique !

Nous vous donnons ici quelques conseils pour savoir comment rédiger un mail de demande de congé ou de permission en anglais. Pour en savoir plus, rejoignez nos formations en anglais à distance par classes virtuelles.

1. Objet du mail – « The email subject »

L’objet du mail est important car il détermine l’intitulé du message que vous souhaitez envoyer. C’est ce qui vous permet de donner à votre destinataire l’envie d’ouvrir et de lire votre courriel.

• Demande de congés – Request for leaves
• Demande de congé(s) urgent(s) – Request for urgent leave(s)
• Demande de permission de quitter plus tôt- Request for a permission to leave early
• Demande d’autorisation de télétravail- Request for permission to work from home

2. Les salutations – « Greetings »

Dans un cadre professionnel, utilisez des salutations respectueuses appropriées pour saluer votre destinateur à qui le mail de demande est adressé.

• Cher Monsieur/Madame [nom de famille] « Dear Sir/ Madam [family name/surname] » (à savoir que vous pouvez utiliser le prénom si le courriel est informel et qu’il vous est permis d’appeler votre responsable par son prénom. Cela dépend de la hiérarchie et des règles internes applicables).
• À qui de droit – « To whom it may concern » (uniquement si votre courriel est adressé à un département concerné et non à une personne spécifique.)

3. Soyez bref et concis dans votre demande

Un courriel professionnel doit être court, bref et concis. Il en va de même pour vos demandes.

Dans le paragraphe introductif, allez droit au but en mentionnant la/les date(s) auxquelles vous souhaitez prendre votre congé, la nature exacte de la demande et, le cas échéant, indiquez le motif.

• Je voudrais demander l’autorisation de prendre [type de congé] du [date de début du congé] au [date de fin du congé] – I would like to request permission to take [type of leave] from [start date of leave] to [end date of leave.
• Ce courriel a pour but de vous informer que j’envisage de prendre un [type de congé] pour une période de [durée] du [date de début du congé] au [date de fin du congé] pour [raison/motif] avec ou sans week-ends.- This email is to inform you that I am considering taking a [type of leave] for a period of [duration] from [start date of leave ] to [end date of leave] to [reason/ motive] exclusive/ inclusive of weekends.

4. Rassurez votre employeur/ responsable

Cette partie est facultative et uniquement si vos responsabilités, votre rôle et le contexte l’exigent. Vous pouvez ajouter un petit paragraphe pour rassurer votre responsable que tout est sous contrôle et qu’il n’y a pas de travail en attente.

• Veuillez noter que les tâches urgentes seront terminées pour le [date du congé]. –

Please note that urgent tasks will be completed by [date of leave].

• Le projet [nom du projet] sera délégué à [nom de la personne] pour

pour gérer le projet pendant mon absence.- The project [name of project] will be delegated to [name of person] to manage the project during my absence.

• Veuillez noter que [nom de la personne qui vous remplacera] me remplacera pendant mon absence pour assurer la gestion du travail. – Please note that [name of person who will replace you] will replace me during my absence to ensure that the work is managed.

5. Concluez votre courriel

Bien sûr, les formules de politesse sont toujours de mise, mais avant de le faire, demandez la permission à votre responsable. Remerciez-le de son temps et de sa compréhension.

• Je vous serais reconnaissant de bien vouloir m’accorder une permission/un congé dans les meilleurs délais afin que [raison]. – I would be grateful if you could grant me permission/leave as soon as possible so that [reason ].
• Merci de votre temps et de votre compréhension/ considération. – Thank you for your time and understanding/ consideration.
• Je vous remercie d’avance, Meilleures salutations. – Thanking you in advance,

Best regards.

Une demande de congé fait partie de la correspondance que vous devez maîtriser en anglais. Bien que vous ayez légitimement droit à certains congés, vous devez savoir comment les demander de manière professionnelle.

Si vos supérieurs sont anglophones, apprendre à le faire en anglais est un « must ». Nous vous offrons la possibilité d’apprendre comment rédiger un mail de demande congé ou de permission.