Est-ce que vous aussi, il vous arrive d’être épuisé par des réunions qui s’éternisent, où les esprits s’échauffent, où les gens se parlent sans cesse et où aucune décision n’est prise ?
Et si nous disions stop à ces réunions interminables et non productives ?
Si c’était vous qui animiez ces réunions, comment feriez-vous pour en faire une expérience agréable, stimulante et fructueuse ?
Êtes prêt à relever ce défi ?
Facile me diriez-vous, et si nous corsions davantage ce défi en le faisant en anglais ?
Vous devez être paré à cette éventualité si vos collaborateurs sont anglophones.
C’est la raison pour laquelle nous proposons de découvrir dans cet article comment animer efficacement une réunion de travail en anglais. Pour améliorer davantage votre anglais professionnel, nos formations en anglais par classes virtuelles sont les solutions à vos besoins.
Les réunions sont un élément indispensable du travail, quel qu’il soit : elles nous permettent de partager des informations, de prendre des décisions et d’accomplir des tâches. Bien animer une réunion comporte plusieurs éléments clés inéluctables.
La préparation qui se fait en amont d’une réunion implique principalement l’envoi des invitations pour la rencontre. Le mail d’invitation doit inclure la date (« date ») le lieu (« location »), l’heure « time », la durée « duration », l’objet de la réunion (« subject of the meeting ») et la listes des participants (« list of participants »).
Dynamiser le démarrage de la réunion
Les employés ne sont pas toujours enthousiastes à l’idée d’aller en réunion.
C’est pourquoi le démarrage de la réunion doit être dynamique accompagné d’un accueil chaleureux.
- Bonjour à tous – « Hi everyone »
- Bonjour à toute l’équipe – « Good morning team »
- Bon après-midi à tous – « Good afternoon everyone»
- Bonjour, j’espère que vous vous portez tous bien. – « Hello, i hope you’re all doing good »
- On dirait que tout le monde est là, on peut commencer. – « Seems that everyone is here, we can get started »
- On dirait que tout le monde est là, on peut commencer notre… – « It looks like everyone is here, we can kick start our meeting »
- Merci à tous pour votre participation à la réunion d’aujourd’hui. – « Thank you all for your attendance to today’s meeting »
Déterminer l’objet de la réunion
C’est important de déterminer l’objet de la réunion et d’informer les participants la raison de leur présence à la reunion.
- La réunion d’aujourd’hui est axée sur – « Today’s meeting is focused on… »
- Nous sommes tous ici aujourd’hui pour discuter de la – « We are all here today to discuss the … »
- Notre objectif aujourd’hui dans cette réunion est de – « Our aim today in this meeting is to … »
- Nous vous avons convoqués pour – « We have called this meeting to… »
Il est bon de savoir que quand vous animez une réunion de travail, introduire l’ordre du jour est crucial. Cela permet aux participants d’avoir un aperçu de ce qui les attends. Il faut aussi reprendre les points de l’ordre du jour qui est souvent envoyé en amont mais pour lequel, la plupart du temps, nous ne prenons pas le temps de lire.
- Conformément à l’ordre du jour de notre réunion que ma secrétaire vous a transmis à tous. – « As per our meeting agenda that my secretary has forwarded to you all. »
- Tout d’abord, j’aimerais que vous vous joigniez à moi pour accueillir Jake, notre président, qui animera la réunion d’aujourd’hui. – « First of all,I would like you to please join me in welcoming Jake, our chairman who will host today’s meeting »
- Commençons par un résumé du procès-verbal de notre dernière réunion. – « Let’s kick start with a resume of our last meeting minutes »
- Ensuite nous passerons à Gwen qui illustrera – « Then we will move on to Gwen who will illustrate … »
- Le troisième point de l’ordre du jour consistera à – « Third point on the agenda will consist of »
- Passons au numéro trois de votre document. – « let’s move on to the number three of your handout »
- Enfin, nous ferons un tour de table pour recueillir vos commentaires sur les différents points abordés lors de la réunion d’aujourd’hui. – « And finally, we’ll go round the table to get your comments on the different points discussed in today’s meeting »
- Après cela, nous résumerons tout et lèverons la séance. – « After that, we’ll summarize everything and adjourn the meeting. »
- En tout, la réunion devrait durer une heure. – « All in all, the meeting should last an hour. »
Terminer la session avec brio
Lorsque tous les éléments de la réunion ont été traités et que tous les participants ont eu la possibilité de donner leur avis ou de poser leur question, il est temps de clore la session et de fixer la prochaine rencontre.
- Pour résumer / Pour conclure- « To sum up /To conclude, »
- Merci à tous pour votre participation et votre présence- « Thank you all for your participation and for coming… »
- Notre prochaine réunion est prévue pour le – « Our next meeting is planned for the… »
S’il vous tarde aussi d’être capable d’animer une réunion de travail efficacement et par la même occasion, d’améliorer votre niveau d’anglais, découvrez plus d’astuces et de savoir-faire avec nos formations en anglais à distance par classes virtuelles.
